Quy trình 5S là gì? Ứng dụng thực tế trong doanh nghiệp | ITD Vietnam

Quy trình 5S là gì?

5S là một mạng lưới hệ thống tổ chức triển khai khoảng trống để việc làm hoàn toàn có thể được triển khai cách hiệu suất cao và bảo đảm an toàn. Trọng tâm của mạng lưới hệ thống 5S là bảo vệ mọi dụng cụ đều được đặt vào đúng chỗ, giữ cho nơi thao tác thật sạch – qua đó giúp mọi người thao tác thuận tiện, nhanh gọn và bảo đảm an toàn hơn .Thuật ngữ 5S xuất phát từ năm từ tiếng Nhật :

  • Seiri (整理): Sàng lọc.
  • Seiton (整頓): Sắp xếp.
  • Seiso (清掃): Sạch sẽ.
  • Seiketsu (清潔): Săn sóc
  • Shitsuke (躾); Sẵn sàng.

Trong tiếng Anh, 5S thường được dịch thành :

  • Sort.
  • Straighten/ Set in Order.
  • Shine.
  • Standardize.
  • Sustain.

Mỗi chữ S đại diện cho một phần của quy trình năm bước – nhằm mục tiêu cải thiện chức năng tổng thể của doanh nghiệp.

quy trình 5S là gì

Mục đích của 5S là gì?

Phương pháp 5S của Nhật Bản sinh ra với mục đính tăng cường hiệu suất cao việc làm – với trọng tâm chính là nâng cấp cải tiến môi trường tự nhiên thao tác. Điều này hoàn toàn có thể đạt được bằng cách tổ chức triển khai sắp xếp logic ; những công cụ và vật tư được đặt ở những vị trí thuận tiện cho những đối tượng người tiêu dùng cần dùng đến và tương thích với tần suất sử dụng, v.v … Không gian được làm sạch liên tục. Làm sạch và tổ chức triển khai trở thành thói quen của nhân viên cấp dưới. Khi được vận dụng đúng cách, 5S sẽ làm cho quá trình doanh nghiệp trở nên bảo đảm an toàn và hiệu suất cao hơn .

Mối quan hệ giữa quy trình 5S và Kaizen

Kaizen ( 改善 ) là một khái niệm trong sản xuất tinh gọn ( Lean ) – có nghĩa là “ nâng cấp cải tiến liên tục ”. Trong đó, doanh nghiệp sẽ không ngừng tìm ra những biến hóa nhỏ nhằm mục đích nâng cấp cải tiến tiến trình theo thời hạn. Để làm được điều này, mọi nhân viên cấp dưới đều phải tham gia trải qua việc nỗ lực ngày càng tăng hiệu suất cao việc làm hằng ngày .Giống như Kaizen, tiềm năng của 5S cũng là nâng cấp cải tiến tiến trình thao tác, nhưng phương pháp thực thi của 5S là tăng cường tính tổ chức triển khai và hiệu suất cao. Nói cách khác, 5S tạo cơ sở nền tảng cho doanh nghiệp vận dụng tiến trình Kaizen. Một khi hình thành mạng lưới hệ thống tổ chức triển khai việc làm, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thuận tiện tìm kiếm những thời cơ nâng cấp cải tiến hơn .

5S và Kaizen

Nguồn gốc của 5S

Quy trình 5S được ứng dụng lần đầu trong Hệ thống Sản xuất Toyota ( TPS ) bởi đội ngũ chỉ huy công ty vào khoảng chừng đầu và giữa thế kỷ 20. Hệ thống này – còn được biết đến với tên gọi Sản xuất tinh gọn ( Lean manufacturing ) – sinh ra nhằm mục đích mục tiêu ngày càng tăng giá trị của loại sản phẩm / dịch vụ cho người mua. Điều này hoàn toàn có thể được thực thi bằng cách xác lập và vô hiệu những phần không thiết yếu trong quy trình sản xuất .Quy trình Sản xuất tinh gọn sử dụng một loạt những công cụ như : 5S, Six Sigma, kaizen, kanban, gemba, jidoka, heijunka và poka-yoke. 5S được xem là một phần nền tảng của Hệ thống Sản xuất Toyota – cho đến khi nơi thao tác trọn vẹn thật sạch và có tổ chức triển khai, thì việc duy trì hiệu suất cao thao tác là vô cùng khó khăn vất vả. Một khoảng trống bừa bộn, lộn xộn là nguyên do dẫn đến sai sót, sản xuất chậm lại, thậm chí còn là tai nạn thương tâm – tổng thể đều làm gián đoạn việc làm và tác động ảnh hưởng xấu đi đến doanh nghiệp .Bằng cách hình thành một cơ sở nền tảng có mạng lưới hệ thống, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn có thể bảo vệ quy trình sản xuất diễn ra đúng như mong ước .

Toyota Production System

Lợi ích của 5S

Sau đây là 1 số ít quyền lợi chính khi ứng dụng quá trình 5S :

  • Quản lý thời gian tốt hơn – Loại bỏ các vật dụng không cần thiết, sắp xếp lại các dụng cụ quan trọng sẽ giúp loại bỏ tình trạng đồ đạc lộn xộn. Người lao động sẽ phải dành ít thời gian hơn để tìm những đồ dùng cần thiết – thay vào đó, họ có thể tập trung làm việc hiệu quả hơn.
  • Ít lãng phí không gian – Bằng cách bỏ bớt những đồ dùng không cần thiết, bạn sẽ có được không gian để chứa những vật dụng hữu ích hơn. Việc tận dụng tối đa không gian làm việc và nguồn lực sẽ góp phần tối đa lợi nhuận doanh nghiệp.
  • Giảm tỷ lệ thương tật – Thường xuyên sắp xếp và dọn dẹp sẽ góp phần giảm bớt nguy cơ tai nạn khi người lao động di chuyển tìm đồ.
  • Giảm thời gian không sử dụng thiết bị – Khi các công cụ và thiết bị được giữ sạch sẽ, kiểm tra thường xuyên và sử dụng đúng cách, quá trình bảo trì sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều, và các hỏng hóc lớn có thể được ngăn chặn hoàn toàn.
  • Cải thiện tính nhất quán và chất lượng – Việc tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc giúp giảm thiểu đáng kể sai sót và cải thiện năng suất làm việc. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đánh giá rất cao tầm quan trọng của ứng dụng quy trình 5S trong quản lý chất lượng.
  • Nâng cao tinh thần nhân viên – Khi nguyên tắc 5S được áp dụng hiệu quả, người lao động sẽ nhận thấy rằng đóng góp của họ được coi trọng. Từ đó, họ sẽ cảm thấy tự hào về công việc của mình và quan tâm đóng góp cho công ty.

Lợi ích khi áp dụng quy trình 5S

Những quyền lợi trên đây của việc vận dụng quá trình 5S đã được ghi nhận tại nhiều tổ chức triển khai khác nhau. Lấy ví dụ, ĐH Georgia khởi đầu lên kế hoạch chương trình tinh gọn vào năm 2009. Bằng cách ứng dụng quy mô 5S, họ đã giảm được khoảng cách vận động và di chuyển để giải quyết và xử lý nguồn cung tới 83 %, tiết kiệm chi phí từ 7.000 – 10.000 đô la ngân sách lao động mỗi năm. ( Nguồn : http://www.busfin.uga.edu/ )Tương tự, một bệnh viện đã sử dụng nguyên tắc 5S để giảm 37 % thời hạn chuẩn bị sẵn sàng trong phòng mổ, cũng như giảm 70 % số lượng dụng cụ thiết yếu cho một số ít quy trình tiến độ. Về mặt kinh tế tài chính, bệnh viện đã tiết kiệm ngân sách và chi phí được khoảng chừng 2,8 triệu USD mỗi năm. ( Nguồn : Journal for Healthcare Quality, tập 37, bản số 5 )

Đọc thêm: Quản trị hiệu suất – Bí quyết thành công của doanh nghiệp

Nội dung quy trình 5S

Quy tắc 5S của người Nhật gồm có những nội dung chính sau :

Tên tiếng Nhật Tên tiếng Việt Ý nghĩa
1. Seiri (整理) Sàng lọc Loại bỏ các vật dụng không cần thiết trong khu vực làm việc
2. Seiton (整頓) Sắp xếp Tổ chức và sắp xếp không gian lưu trữ
3. Seiso (清掃) Sạch sẽ Làm sạch và kiểm tra khu vực làm việc thường xuyên
4. Seiketsu (清潔) Săn sóc Áp dụng 5S vào quy trình làm việc tiêu chuẩn
5. Shitsuke (躾) Sẵn sàng Giao trách nhiệm, theo dõi tiến độ và tiếp tục chu trình

1. Sàng lọc

Bước tiên phong của quy trình tiến độ 5S gồm có việc xem xét lại tổng thể những công cụ, đồ vật, vật tư, thiết bị, v.v … trong khu vực thao tác – từ đó xác lập những gì thiết yếu và những gì hoàn toàn có thể được vô hiệu. Để triển khai hiệu suất cao bước này, bạn hoàn toàn có thể tự đặt ra những câu hỏi như sau :

  • Mục đích của món đồ này là gì?
  • Lần cuối cùng sử dụng đến món đồ này là khi nào?
  • Tần suất sử dụng công cụ này?
  • Ai sử dụng?
  • Nó có thực sự cần phải ở đây không?

Trả lời những câu hỏi trên đây sẽ là cơ sở giúp xác định giá trị của từng mặt hàng. Không gian làm việc sẽ trở nên tốt hơn khi bỏ đi các vật dụng không cần thiết, hoặc các vật dụng không thường xuyên được sử dụng. Những thứ này sẽ chỉ gây tốn không gian và cản trở hiệu quả làm việc.

Cần chú ý quan tâm rằng, người tương thích nhất để nhìn nhận sự thiết yếu của một đồ vật là những nhân viên cấp dưới trực tiếp thao tác trong khoảng trống đó. Khi đã xác lập list những đồ vật không thiết yếu, bước tiếp theo là xem xét những giải pháp sau :

  • Chuyển các vật dụng này sang bộ phận khác.
  • Tái chế / vứt bỏ / bán những món đồ này.
  • Đưa vào lưu kho.

Đối với những trường hợp giá trị của đồ vật không hề xác lập chắc như đinh – ví dụ : một dụng cụ không được sử dụng gần đây, nhưng hoàn toàn có thể cần đến trong tương lai – giải pháp gắn thẻ đỏ ( red tagging ) hoàn toàn có thể được vận dụng. Trên thẻ, người dùng sẽ điền thông tin đơn cử như :

  • Vị trí.
  • Mô tả chức năng.
  • Tên người sử dụng.
  • Ngày dán thẻ.

Sau đó, dụng cụ này sẽ được đặt trong “ khu vực thẻ đỏ ” ( red tag area ) cùng với những đồ vật nghi vấn khác. Nếu sau khoảng chừng thời hạn được chỉ định ( hoàn toàn có thể là 1-2 tháng ) mà vẫn không cần sử dụng đến, bạn hoàn toàn có thể yên tâm vô hiệu món đồ đó khỏi khoảng trống thao tác .

Mẹo hữu ích: Bạn có thể đặt lời nhắc – trên điện thoại, máy tính, hoặc dán đâu đó trong không gian làm việc – để không quên kiểm tra lại khu vực thẻ màu đỏ khi đến hạn.

2. Sắp xếp

Một khi đã sàng lọc những đồ vật không thiết yếu, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sắp xếp cho những đội nhóm hợp tác đưa ra kế hoạch phân loại những khuôn khổ còn lại – bằng cách xử lý những câu hỏi sau :

  • Những ai (hoặc khu vực) cần sử dụng những vật dụng nào?
  • Khi nào cần dùng đến những vật dụng này?
  • Dụng cụ nào được sử dụng thường xuyên nhất?
  • Có cần phân loại vật dụng theo nhóm không?
  • Vị trí để đồ nào sẽ là hợp lý nhất?
  • Một số vị trí có phù hợp với người lao động hơn những vị trí khác không?
  • Một số vị trí có góp phần giảm bớt chuyển động không cần thiết không?
  • Có cần nhiều thùng chứa hơn để giữ đồ đạc ngăn nắp không?

Ở quá trình này, doanh nghiệp nên xác lập cách sắp xếp nào là hài hòa và hợp lý nhất. Để làm được việc này, bạn sẽ cần tính đến những việc làm cần làm, tần suất triển khai, khoảng trống thiết yếu để vận động và di chuyển, v.v …

Mẹo hữu ích: Để đạt được mục tiêu của 5S, hãy đặc biệt xem xét cách bố trí và tổ chức của một khu vực có thể làm tăng / giảm thời gian chờ đợi, di chuyển và vận chuyển không cần thiết như thế nào.

Xây dựng bản đồ 5S

Xây dựng map 5S

3. Sạch sẽ

Dọn dẹp là một trong những khâu dễ bị bỏ lỡ, đặc biệt quan trọng ở những thời gian việc làm bận rộn. Bước này của quy mô 5S tập trung chuyên sâu vào việc quét dọn khu vực thao tác – lau dọn, quét bụi, làm sạch mặt phẳng, cất bớt đồ vật, v.v …Ngoài vệ sinh cơ bản, Sạch sẽ ( Seiso ) còn tương quan đến việc thực thi bảo dưỡng liên tục so với thiết bị và máy móc. Lập kế hoạch bảo dưỡng trước thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện những yếu tố rủi ro đáng tiếc và ngăn ngừa sự cố. Đây sẽ là cơ sở giúp giảm tiêu tốn lãng phí thời hạn, ngăn ngừa suy giảm doanh thu do việc làm bị gián đoạn .Sạch sẽ ( Seiso ) là bước tối quan trọng trong tiến trình 5S, và không chỉ thuộc về nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên cấp dưới vệ sinh. Mọi cá thể đều phải quét dọn khoảng trống thao tác của mình mỗi ngày. Bằng cách này, nhân viên cấp dưới của bạn sẽ có thời cơ phát huy niềm tin tự chủ, chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trong việc làm và gắn bó với công ty hơn .

Mẹo hữu ích: Hãy đảm bảo mọi nhân viên biết dọn dẹp không gian làm việc đúng cách. Cấp quản lý cần hướng dẫn nhân viên – đặc biệt là người mới – nên sử dụng chất tẩy rửa nào, nơi cất giữ vật liệu làm sạch, cách vệ sinh thiết bị, đặc biệt nếu đó là thiết bị dễ hư hỏng.

4. Săn sóc

Một yếu tố thường gặp khi vận dụng tiến trình 5S trong doanh nghiệp – đó là mọi người rất hào hứng làm theo lúc khởi đầu, nhưng rồi sau đó lại “ đâu vào đấy ”. Săn sóc ( Seiketsu ) là bước tiếp theo cần triển khai để bảo vệ hiệu suất cao của quy mô này. Doanh nghiệp cần hệ thống hóa những hoạt động giải trí này thành thói quen chung – bằng cách tiếp tục giao trách nhiệm, lên thời hạn biểu và đăng thông tin hướng dẫn .Tùy thuộc vào khoảng trống thao tác, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xem xét sử dụng checklist 5S hàng ngày. Một lịch trình được niêm yết sẽ cho mọi nhân viên cấp dưới biết tần suất phải triển khai những việc làm quét dọn nhất định, cũng như ai chịu nghĩa vụ và trách nhiệm đơn cử gì .Ban đầu, nhân viên cấp dưới sẽ cần nhắc nhở liên tục về quá trình 5S. Nhưng với thời hạn, mọi thứ sẽ trở thành thông lệ, và quy mô 5S sẽ trở thành quy chuẩn chung của doanh nghiệp .

Mẹo hữu ích: Doanh nghiệp có thể tận dụng các dấu hiệu trực quan như: bảng hiệu, nhãn, áp phích, băng đánh dấu sàn… để hướng dẫn nhân viên thực hiện theo quy trình 5S mà không cần phải nhắc nhở.

5. Sẵn sàng

Sau khi vận dụng quá trình tiêu chuẩn 5S thành công xuất sắc, doanh nghiệp phải liên tục duy trì những quá trình đó và thực thi update khi thiết yếu. Từ cấp quản trị cho đến nhân viên cấp dưới sản xuất, kho bãi, văn phòng … đều phải tham gia công tác làm việc này. Sẵn sàng ( Shitsuke ) là biến 5S trở thành một chương trình dài hạn, thành một phần của văn hóa truyền thống doanh nghiệp. Cùng với thời hạn, doanh nghiệp sẽ khởi đầu nhận thấy những tác dụng tích cực do quá trình này mang lại .

Mẹo hữu ích #1: Để duy trì thực hành 5S, hãy đảm bảo tất cả nhân viên mới (cũng như nhân viên chuyển phòng) được đào tạo về các quy trình 5S trong khu vực của họ.

Mẹo hữu ích #2: Hãy làm cho mọi thứ trở nên thú vị. Nghiên cứu cách các công ty khác đang ứng dụng hệ thống 5S để có ý tưởng cải thiện quy trình làm việc và giữ chân nhân viên tốt hơn.

Viết một bình luận